落とし穴:「システムは導入がゴール」ではない

IT化、システム化、クラウド化、テレワーク、在宅ワーク、サテライトオフィス、ワーケーション・・・めっきり定番化しつつあるワードを並べてみました。

わたしたちの働く環境は目まぐるしく、かつ着実に革新が進んでいます。

システム化・クラウド化の代表としては、誰でも・どこからでもアクセスできる勤怠システムや社内共有のためのクラウド型グループウェアなどが挙げられます。

最近では人事管理システムや経理システム、給与計算システムなどの機密性の高い情報を扱うシステムでもクラウド化が進み担当者がいつでも・どこからでも業務できるようになっています。とても便利ですので導入をご検討いただきたいと思います。(在宅ワークではお菓子やTVなどの誘惑が多く仕事が進まない、というお悩みも多いかもしれませんが…)

 

システム導入がこれだけ推進されていますがちょっと立ち止まってみたいと思います。

意外な落とし穴として「導入したが運用がうまくいかない」というお悩みです。同じ経理システム、同じ給与計算システムでも開発した企業によってそれぞれ微妙に仕様や使い勝手が異なるものです。その「微妙」な違いを理解することが実はとってもとっても肝となります。「導入すること」に夢中になり「運用」まで想像しないままスタートしてしまうと抜け漏れが発生します。すぐに気が付けば良いですが、怖いのは気づかないまま使用を続けてしまうことです。

 

分かりやすい例で言えば、「勤怠の残業時間算出方法の設定が間違えていた」とか「給与計算の小数点以下の設定が間違えていた」などです。特にこのパターンは従業員の給与に直接反映されるものですから、万一そのまま数年経ってしまったら…と考えるとそれだけで背筋が凍りますね。

弊社では給与計算の外注をお請けする際、お客様が導入しているシステムがある場合は仕組みをしっかりと理解・検証いたします。アウトソーシング(業務委託)に出すことでむしろこれまでの不足箇所に気付く事ができ、改善していくことが可能となります。場合によっては、あえてシステムを解約することや、よりお客様の運用実態に沿った別のシステムをご紹介することなどもあります。

これからシステムを導入しようか迷っている・乗り換えを考えている・種類が多くて何を基準に選べばよいかわからない、などお困りの際には是非ご相談ください。